内部統制システム宣言
本協会は、平成23年9月8日、理事会において、理事の職務執行が法令・定款に適合すること、及び業務の適正を確保するための体制の整備に関し、本協会の基本方針を以下のとおり決定した。(平成24年4月26日、令和2年9月25日改定)
1. 理事及び職員(派遣社員を含む)の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
- 本協会の全ての役員及び職員は、「法令」「定款」「本協会に適用される国際規格の要求事項」「行動憲章」「行動規範」「情報セキュリティ規則」及び関連規則を遵守するものとし、これを誓約書で宣言する。
- 本協会の業務に適用される法令や諸規則の制定・改廃につき、最新の情報を入手するとともに、本協会がそれに適合するため必要な措置を速やかに講じるよう努める。
- 理事の職務執行の適法性を確保するため、理事会における職務執行報告、情報交換、討議及び相互監視を着実に行うとともに、社外有識者等からなる評議員会において、理事に対する適切な監督及び助言を受ける。
- 職員の法令及び諸規則の遵守を徹底するため、内部監査を毎年実施するとともに、定期的な各層連絡会や個別の報告等において職員同士が情報交換・討議を行い、違反状態の早期発見を図る。
2. 理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
理事会の意思決定の適正化及び迅速化、理事の職務執行の効率化のため、理事会が事業運営にかかる重要方針を決定する際は、事前に、業務分掌に基づき当該業務を担当するメンバーと事前に緊密な協議をするほか、事務局会議においても十分な検討を行うこととする。
3. 理事の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
理事の職務執行にかかる重要書類については、文書管理手順に基づき、保管部署にて保存期間に応じた適切な保管を行い、公明性の確保に努める。また、機密情報等の保全を図るため、情報セキュリティマニュアルのもとで、理事及び職員の業務上の情報管理を徹底する。
4. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
本協会の業務運営上のリスクに関しては、事務局長が業務の状況に応じて適切に管理するとともに、コンプライアンス責任者が、品質マニュアルに基づき日常の予防体制を維持・強化し、リスク管理を実効的なものとする。また、有事の際は、リスク管理手順により、緊急時対策実行責任者を設定し、その指揮のもとに損害の拡大抑止策を策定、実行する。
5. 監事への報告体制及び監事の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監事による監査の実効性を確保するため、監事と事務局会議メンバー及びコンプライアンス責任者が定期的に情報交換を行うとともに、必要に応じて、監事が理事及び職員から具体的な業務状況を聴取できるように取り計らうこととする。
