新型コロナウイルスの感染拡大防止にかかる本協会の対応について (2021年2月3日更新)

2021年2月3日更新
2020年4月2日
公益財団法人 日本適合性認定協会

本協会の業務体制について

2020年5月末までの政府による緊急事態宣言の全面解除に伴い、同年6月1日より職員の事務所勤務を再開いたしておりましたが、2021年1月7日 (木) 及び1月13日 (水) の政府による緊急事態宣言について、2月2日 (火) にその延長が決定されたこと(東京、埼玉、千葉、神奈川、大阪、兵庫、京都、愛知、岐阜、福岡の10都府県を対象に、期間は3月7日 (日) まで) を鑑み、引き続き、職員の事務所出勤者の7割を削減し、在宅勤務体制をとっております。また、事務所出勤時の時差通勤も継続いたします。
このため連絡やコミュニケーションに不都合が生じる可能性がございますが、何卒ご理解をいただけますようお願いいたします。

なお、緊急事態宣言が解除されるまでの間は、新規申請受付、新規申請相談対応に関する業務を一時停止させていただきます。
加えて、急を要さないご相談やお問合せにつきましても、お控えいただきますようお願いいたします。

本協会の認定の有効性及び認定審査について

緊急事態宣言期間中も、現地審査を含め、すべての審査を実施しております。また、文書及び記録のレビューや、ICTを利用した遠隔審査も実施させていただいております。
なお、認証審査 (妥当性確認・検証) と同様、当該活動への認定審査立会いは、認定のみならず、認証の有効性の維持及び適合性評価制度そのものの維持に不可欠です。また、認定審査員の訓練実施 (審査への同行) も同様です。ついては、認証機関 (妥当性確認・検証機関) から本協会の認定審査立会いを通知された際には、本協会が正当と認める理由がある場合を除き、立会いを行いますので、ご協力をお願いいたします。

注) IAF FAQ COVID-19 OutbreakのQ7は、当時、各国においてロックダウン (都市封鎖) や非常事態宣言等が発出された状況を受けて公開されたものです。それに対しQ30にて「COVID-19でのアクセスの制限がない場所においては、通常の手順に沿って現地監査などの活動が継続しなければなりません。」とあります。1月7日、1月13日及び2月2日の緊急事態宣言に移動制限は含まれておりませんが、緊急事態宣言の対象地域であることや、認定審査チームの移動ルート等の事由により、認証審査の現地審査は受け入れるが認定審査立会いを拒否するような場合、本協会は、IAF FAQ COVID-19 OutbreakのQ7の回答に示される「認定機関による立会審査を拒否することは正当性があり、かつ理解できます。」に該当するものとして取り扱います。

現地審査の実施に際しては、以下の対応を継続しております。

  • 可能な限り近隣の審査員を派遣すること
  • 審査チームメンバー及び同居の家族が現地審査の実施日から遡り過去2週間に海外渡航歴のないこと
  • 審査チームメンバー及び同居の家族が現地審査の実施日から遡り過去2週間に集団感染の発生が認められたり、発生しやすい場所 (3つの密に該当する場所) に訪問していないこと
  • 審査チームメンバーが感染者と濃厚接触していないこと
  • 体調が平常と変わらないこと
  • 審査先への入構、入館に際しての手洗い/手指の消毒の徹底
  • 審査中のマスクの着用
  • オフピークタイムの移動

本協会が、新型コロナウイルス感染拡大の影響によって、認定周期の更新を期限までに行えない場合は、IAF ID3にのっとり、認定の有効期限の延長を行います。有効期限を延長する場合は、個別に認定委員会または技術評価員によって承認を受け、当該の適合性評価機関に書面で通知いたします。認定の有効期限の延長期間内に、遠隔審査、文書レビューなどの追加的審査を実施することがあります。延長期間内に認定周期の更新が認められた場合、次の有効期限は前の認定の周期に基づきます。認められなかった場合、認定は失効します。

本協会の認定する認証機関の認証の有効性及び認証審査について

IAF (国際認定フォーラム) から発表された方針で、IAF ID3に基づいて、認証審査を文書や記録の確認、遠隔審査等の代替方法で実施すること、サーベイランスや再認証審査の延期、及び認証期限の延長が6か月まで認められております。
6か月を超える延長については、IAF/ILAC/APACによるCOVID-19対応の考え方及び国際的な動向を考慮し、最大で元の審査期間及び有効期限から12か月まで延長できることを本協会の方針として認めます。
なお、別途、スキームオーナからの指示がある場合には、本協会はその指示に従います。

6か月を超える延長についての条件等、詳細は以下のとおりです。

1) 6か月を超える延長を認める条件
以下のa)、b)のいずれか又は両方に該当する場合に6か月を超える延長を認める
a) 政府から緊急事態宣言 又は 移動制限(移動自粛要請を含む)が発出された場合
(いずれも地方自治体による発出は、原則として対象外とする)
b) 遠隔審査による認証審査が実施できない合理的な理由がある場合
(合理的な理由の例)認証組織において新型コロナウイルス感染症のクラスターが発生し、認証組織が事業を一時停止したため。

2) 延長の期間と頻度
1回あたり3か月の延長を最大2回まで認める

3) 延長後の審査
最長12か月の延長に至った場合においても、所定の認証審査(サーベイランスを含む)の回数は減じない

4) 延長した審査の確認
対象審査について、認定審査の定期審査(再審査またはサーベイランス)において、本方針への整合を確認する。

(注記1)最長で12か月までの延長は認められるが、その12か月の間に再認証(の決定)ができなければ認証は取消しとなり、初回審査が必要となる。

(注記2)IAF Covid-19のFAQ32においては、通常のサーベイランスのID3による6か月の延長の起点となる日は、対象とするサーベイランスを含む認証サイクルの開始日又は開始月とする。これに基づき、サーベイランスの審査を延長できる期限は、再認証に続くサーベイランスでは上記起点から12か月+6か月、再認証後の2回目のサーベイランスでは、起点から24か月+6か月とする。

(注記3)上記(注記2)の期限を超えた場合は一時停止となるが、その解除に当たっては、IAF Covid-19のFAQ32に基づき、マネジメントシステムの継続的な運用確認のための特別審査を行わなければならない。
(特別審査の例) 0.5人日以上の審査で、遠隔審査も可。
 

IAFでは随時情報を発信していますので、現在の方針が変更された場合、速やかに認証機関に通知し、本協会のウェブサイトでお知らせいたします。

認証組織からの認証審査等についての問い合わせ

認証審査実施や認証期限の延長等についての詳細、認証期限延長の証明等の発行については、各認証機関が個別に定めておりますので、認証発行を受けている認証機関に直接お問い合わせください。

認定・認証及び制度利用者 (調達条件や助成金支給条件として認定・認証を利用されている場合) からの問い合わせ

特定の組織の認証の場合は当該の認証の発行機関にお問い合わせください。発行機関不明の場合や、不特定の組織の認証、試験所等の認定については本協会までお問い合わせください。(本協会ウェブサイトのお問い合わせフォームをご利用ください。)


認証審査等についてIAFから「新型コロナウイルス感染拡大にかかるよくある質問」が発行されています。当該文書の本協会参考訳についても適宜ご参照ください。

 

以上

 

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